Simulación de los comporta-mientos aleatorios del proyecto y su verificación

El entorno macroeconómico al que tienen que enfrentarse las empresas es cada vez más incierto. Paralelamente, desde el punto de vista de la empresa misma, esta ha de hacer frente a una mayor competencia, y relacionarse con clientes cada vez menos cautivos al disponer de un elevado grado de información sobre el mercado. Ello se traduce en una irremisible bajada de resultados y una incertidumbre que comporta elevados niveles de riesgo. Ante esta situación surge la necesidad de manejar nuevos instrumentos para mejorar la planificación estratégica de las empresas. Nuestro trabajo presenta la alternativa de aplicar modelos de simulación en los que se consideren los distintos escenarios posibles en las actividades clave de una empresa. Se trata de permitir a las empresas predecir, comparar y optimizar el comportamiento de sus procesos simulados en un tiempo muy breve sin el coste ni el riesgo de llevarlos a cabo, haciendo posible la representación de los procesos, recursos, productos y servicios en un modelo dinámico. Con la ayuda del correspondiente soporte informático, el modelo de simulación tiene la capacidad de considerar complejas tareas interrelacionadas y proyectarlas mediante la realización de muchas combinaciones alternativas en cuestión de segundos. Además, la interacción de los recursos con los procesos, productos y servicios sobre el tiempo se traduce en un gran número de escenarios y de posibles resultados imposibles de abarcar y valorar sin la ayuda de un modelo de simulación computerizado. En este trabajo de investigación vamos a analizar la teoría de la simulación, sus antecedentes, los procesos, métodos y lenguajes de programación para la modelización a medida para cada empresa. En futuras investigaciones procederemos a implementar dichos modelos y a estudiar su validación. 2. LA TEORÍA DE LA SIMULACIÓN. Como antecedentes de la teoría de la simulación podríamos mencionar la teoría de la dinámica de sistemas. A su vez, la teoría de la dinámica de sistemas se basó en la teoría de los servomecanismos, cuya característica fundamental es la existencia en los mismos de una realimentación de información. Se entiende por realímentación el proceso en virtud del cual, cuando se actúa sobre un determinado sistema, se obtiene continuamente información sobre los resultados de las decisiones tomadas, información que servirá para tomar las decisiones sucesivas. La teoría de los servomecanismos tiene dos características fundamentales: El estudio sistemático del concepto de realimentación y un amplio desarrollo del estudio del comportamiento dinámico de los sistemas donde se encuentra el germen de la noción de sistema dinámico [Aracil, J.,1986]. Estas ideas de realimentación y de sistema dinámico se aplicaron en el estudio de procesos socioeconómicos más que en procesos tecnológicos ya que en los procesos socioeconómicos se desconocen, la mayoría de las veces, las leyes que rigen las interacciones elementales que se producen en el seno de los mismos y sin embargo muestran un comportamiento dinámico y una fuerte interacción entre sus partes. Es decir, según pasa el tiempo, las variables con que se mide su estado, tales como las ventas, la producción, los empleados etc., fluctúan 2 considerablemente, como consecuencia de las interacciones que se producen entre ellas, que además son aleatorias. En esta área de conocimiento se desarrolló la teoría de la simulación que podría definirse como un medio que experimenta con un modelo detallado de un sistema real para determinar como responderá el sistema a los cambios en su estructura o entorno [Harrell, C., Tumay, K; 2001]. Por otro lado se podría afirmar que la simulación permite experimentar con un modelo del sistema para comprender mejor los procesos, con el fin de mejorar la actividad en las empresas [Harrington, H. J. y Tumay, K; 1999]. Finalmente un aspecto muy importante a destacar dentro de las distintas definiciones de la teoría de la simulación es que ésta pretende imitar el comportamiento del sistema real, evolucionando como éste, pero lo más frecuente es estudiar además la evolución del sistema en el tiempo. A nivel de planificación y control estratégicos de una empresa, los modelos de simulación insertan varios inputs a un sistema y proporcionan un modelo para evaluar o volver a diseñar y medir o cuantificar factores tan importantes como la satisfacción del cliente, la utilización de recursos, el proceso de reingeniería y el tiempo invertido en todo ello. Si nos refiriéramos al proceso de reingeniería o proceso de innovación, como a veces se le denomina, éste es un medio por el que las organizaciones intentan reinventarse. Este esfuerzo comporta procesos de replanteamiento, búsqueda de procesos innovadores y por ello más efectivos y eficientes de cara a ser productoras de mayor numero de negocios. Una herramienta básica utilizada para replantear los procesos en las organizaciones es la simulación. La simulación es un medio mediante el cual tanto nuevos procesos como procesos ya existentes pueden proyectarse, evaluarse y contemplarse sin correr el riesgo asociado a experiencias llevadas a cabo en un sistema real. Es decir, permite a las organizaciones estudiar sus procesos desde una perspectiva sistemática procurando una mejor comprensión de la causa y efecto entre ellos además de permitir una mejor predicción de ciertas situaciones. La teoría de la simulación permite valorar, replantear y medir, por ejemplo, la satisfacción del cliente ante un nuevo proceso, la utilización de recursos en el nuevo proceso o incluso el tiempo para minimizarle. Todas estas posibilidades hacen de la simulación un instrumento ideal para un esfuerzo de replanteamiento de la empresa. 3. MODELIZACIÓN DE PROCESOS Como acabamos de mencionar, las empresas utilizan cada vez más el proceso de simulación como parte de su enfoque al proceso de innovación del negocio y mejora en su actividad. La simulación se emplea para comprender y analizar el balance de una empresa así como a visualizar el futuro estado del sistema replanteado y procura un medio para generar sugerencias para mejorar los procesos de innovación. Las interacciones de las personas con los procesos y la tecnología de una empresa en el tiempo se traducen en numerosos escenarios que son imposibles de ser recogidos y valorados sin la ayuda de un modelo de simulación computerizado. La habilidad para mostrar como un proceso se desarrollaría, para medir su rendimiento y para tratar diversas hipótesis "what ifs" en un modelo computerizado hacen del proceso de simulación una técnica precisa para tomar decisiones. Podríamos poner ejemplos de procesos económicos en los que la simulación ha sido utilizada, entre los que podemos incluir: para ordenar la producción/gestión, con el fin de mejorar el servicio y acertar en el tiempo de respuesta a las exigencias de los clientes, en la gestión de inventarios, para ayudar a valorar varias opciones con el fin de seleccionar un sistema efectivo de costes, para ayudar a replantear procesos como acortar el tiempo de respuesta al cliente y mejorar el servicio, con el fin de mejorar la calidad del servicio de entrega con una utilización eficiente de recursos empleando procesos más ajustados al tiempo, para el procesado de reclamaciones con vistas a minimizar el tiempo del ciclo que iría en relación inversamente proporcional a la satisfacción del cliente y para ayudar a la mejora del sistema de respuesta a las exigencias del mercado externo. 3 En cada situación, el proceso de simulación facilita los medios para analizar el sistema y permite un enfoque innovador para lograr mejorar soluciones. Por otro lado, permite la representación de los procesos, recursos, productos y servicios en un modelo dinámico computerizado, que, cuando simula, reproduce las operaciones del negocio, discurre a través de los acontecimientos en un tiempo reducido mientras despliega un cuadro animado del curso del trabajo. Debido a que el software de la simulación tiene en cuenta las estadísticas de los elementos del modelo, el comportamiento métrico puede ser evaluado mediante el análisis de los datos output del modelo. Existen situaciones en las que la causa y el efecto son sutiles, y en las que los efectos sobre el tiempo de intervenciones no son obvios, es decir, conllevan complejidad dinámica. Sin embargo, los instrumentos convencionales de previsiones, planificaciones y análisis, no están equipadas para tratar con esta complejidad dinámica. Los procesos de negocios, tales como la cadena de suministros, el servicio al cliente y el desarrollo de nuevos productos son demasiado complejos y dinámicos como para ser entendidos y analizados sólo por técnicas de flujogramas y hojas de cálculo. La interacción de los recursos con los procesos, productos y servicios sobre el tiempo se traduce en un gran número de escenarios imposibles de abarcar y valorar sin la ayuda de un modelo de simulación computerizado (ver apartado software de simulación). De esta manera, al simular procesos debemos de dar en primer lugar una definición de qué es un proceso. Un proceso se podría definir como una serie de actividades lógicas relacionadas secuencialmente que toma un input de un suministrador, le añade valor y produce un output para el cliente. Un proceso generalmente integra más de una función dentro de la estructura organizativa y ello posee un impacto significativo en el curso de las funciones de la organización. Cuando un proceso es demasiado complejo para ser un diagrama a nivel de una actividad, se divide, frecuentemente en subprocesos. De esta manera definiríamos un subproceso como una parte de un proceso principal que logra un objetivo específico en apoyo del proceso principal o proceso clave. Dentro de un proceso o de un sub-proceso se realizan las actividades definidas a su vez por tareas que las realizan personas o departamentos y se documentan frecuentemente en una instrucción, en términos de las tareas que implica la actividad. Las tareas son los elementos individuales de una actividad. Normalmente las tareas se relacionan con la manera en que un recurso desarrolla un cometido específico. Por último, un sistema será el conjunto de componentes (hardware, procedimientos, funciones humanas y otros recursos) unidos por una especie de interacción regulada para formar un todo organizado. Un sistema es un grupo de procesos clave relacionados que pueden o no pueden estar conectados. Los pasos para el análisis de un proceso serían los siguientes: 1°. Representación del proceso: El proceso de representación del proceso ha evolucionado hasta convertirse en uno de los instrumentos más importantes contra la pérdida de tiempo y recursos. Este paso empezó con la construcción de diagramas en bloque, que es lo más sencillo, facilitando una visión rápida y nada complicada del proceso. Consiste en un método gráfico de mostrar el flujo de actividad a través de un proceso, utilizando rectángulos conectados por una línea con una flecha al final indicando la dirección del flujo. Una frase corta describiendo la actividad se recoge en cada rectángulo. El proceso de Flujogramas es uno de los más antiguos de las ayudas visuales al proceso, todavía hoy es muy utilizado. Es un grado más complejo que los diagramas en bloque. El flujograma es un método de descripción gráfica de un proceso existente o de una propuesta de nuevos procesos utilizando símbolos sencillos, líneas y palabras para desplegar pictóricamente las secuencias de las actividades de una empresa. El flujograma presenta gráficamente las actividades que constituyen un proceso en mayor medida que los mapas representan un área concreta. 4 Algunas ventajas de utilizar flujogramas podrían ser análogas a utilizar mapas para entender las carreteras. Ambos utilizan símbolos que representan distintas actividades, por ejemplo el ANSI que maneja un tipo de flujograma estándar sus símbolos serán: Los flujogramas y sus símbolos son la base fundamental para todas las actividades de simulación de modelos. Es esencial que cualquier persona que considere utilizar modelos de simulación tenga una comprensión de la tecnología de los diagramas de flujos. 2°. Análisis del proceso de actuación: Este análisis se desarrolló para obtener datos de actuación referentes a cada actividad en el proceso y para utilizar estos datos para calcular la actuación del proceso total. La información típica que habría de obtenerse en relación con cada actividad es el tiempo del ciclo total, el tiempo de proceso, el tiempo de espera, el coste y finalmente el rendimiento. La colección de datos de actuación 5 de las actividades o nivel de tarea de un cuadro de flujo debe ser eficiente para ser utilizado para calcular la actuación del proceso total. Un programa computerizado es utilizado